支援記録をAIで整理する。事実・解釈・次の支援を分ける。

記録は「あとで使える形」にする

その日の出来事を残すだけなら、記録はメモで終わってしまいます。AI導入で目指すのは、日々の記録が計画書、モニタリング、ケース会議に戻って使える状態です。

そのためには、AIに文章を整えさせる前に、観察事実、支援者の見立て、次回の支援を分けて入力します。

AIが得意なのは、抜け漏れと要約

記録が長くなったとき、AIは重要な出来事を要約したり、同じ傾向が続いているかを拾ったりできます。複数日の記録から「活動開始時に不安が強い」「切り替え場面で声かけが効きやすい」などの傾向を抽出することもできます。

ただし、AIが見つけた傾向は仮説です。実際の記録や職員の観察と照合して、人が採用するかを決めます。

記録の質は、計画書の質に直結する

個別支援計画書をAIで下書きする場合も、材料になるのは支援記録です。日々の記録が「楽しく過ごした」だけでは、AIも具体的な目標を作れません。

支援記録の型を整えることは、単なる時短ではなく、計画・評価・保護者説明の質を支える土台づくりです。

現場で始めるときの順番

1. その場で見た事実を短く残す
2. 支援者の見立てを事実とは別の欄に置く
3. AIに要約、分類、次回支援案を出させる
4. 採用する内容だけを人が選び、根拠記録に戻れるよう保存する

事実の行と解釈の行を、実際の記録で分けてみます

分ける前と後を並べると、違いがはっきりします。

事実の行には、数と時刻が入ります。ここだけがAIに渡せる部分で、解釈と次の支援はその人を見ていた職員にしか書けません。書き方の例は支援記録の書き方・記入例に、就労B型・生活介護・放デイごとに置いています。

AIに渡す前に、様式と入力ルールを決めます

1. 記録様式に「事実」「解釈」「次の支援」の3つの欄を作る。既存様式の1欄を3行に分けるだけでも構いません
2. 入力してよい情報を決める。記録ID、日付、事実の行だけ。氏名・生年月日・受給者証番号・診断名・家族の情報は入れない
3. AIに頼む工程を決める。事実の行の整文（内容を変えない）、月次の事実の一覧化、様式との不一致の点検
4. 確認する人と順番を決める。出力は下書きとして、書いた職員が元のメモと照らし、サービス管理責任者が確認してから正式な記録にする

入力ルールの考え方は福祉現場でAIを使うときの個人情報とリスクとチェックリストにまとめています。

分けておくと、モニタリング・実績記録票・運営指導が軽くなります

支援記録を3つに分ける効果は、記録が読みやすくなることだけではありません。

• モニタリング: 半年分の事実の行だけを拾えば、達成の根拠と未達の根拠が並びます。個別支援計画の見直しが駆け込みでなくなります（未作成減算を防ぐ運用）
• サービス提供実績記録票: 提供日・時刻・送迎の有無が事実の行にあるので、実績票と請求の突き合わせが週1回10分で済みます（実績記録票の書き方）
• 運営指導: 記録が計画に沿っているかを、事実の行と計画の目標を並べて示せます（運営指導で見られる記録）

導入後1か月で見直すこと

• 事実の行に解釈が混ざっていないか。「落ち着かない」「楽しそう」は解釈です。数と時刻に直せるかを確かめます
• AIの整文で内容が変わっていないか。件数を残し、変わっていた例は指示文の制約に足します
• 1件あたりの記録時間。導入前と同じ担当・同じ様式で測ります

渡す工程が増えても、決める工程は減りません。そこを守れているかが、続くかどうかの分かれ目です。