Quick answer

一覧表では、業務は変わらない。

必要なのは、書類名のリストではありません。現状時間を測り、AIに任せる範囲と任せない判断を分け、 1書類で試し、時間と事故を同じ表で追い、続けるか止めるかを決められることです。 このキットは、その判断を事業所内で完結できる形にしています。

17問で準備不足を発見

目的、入力材料、標準化、安全、人の確認、改善条件を採点し、不足している次の一手を返します。

17業務の時間を試算

件数、1件時間、手戻り、目標削減率を入れると、月と年の削減見込と着手順が自動で変わります。

30日で継続判断

匿名化テスト、限定運用、監査、研修、効果測定までを、完了条件と停止条件つきで進めます。

Premise

最初の対象は、支援記録か連絡帳。

件数が多く、入力材料が日々残り、人の確認を挟みやすい書類から始めます。 個別支援計画書、アセスメント、事故報告、加算・行政書類は、日次記録と確認手順が整ってから後半で扱います。 自然な文章が出ることと、正しい判断ができることは別です。

黄色セル: 事業所で書き換える入力。初期値は試算例で、効果を保証する数値ではありません。

緑セル: 入力から自動計算される判断材料。正式な支援方針、制度・加算、行政提出の判断は人が行います。

即時停止: 個人情報の誤入力、人の確認なしの正式記録化、差し戻し・職員負担の悪化、責任者不在が起きた場合。

Workbook

Excel 8シートの中身。

ダウンロードして終わる資料ではなく、入力すると診断と試算が変わり、そのまま30日の試行と8週間の効果測定へ進めます。 黄色セルだけを書き換えれば、最初の会議で判断材料がそろいます。

シート 決められること 入っているもの 使う場面
はじめにどの順で使うか診断スコア、削減見込、最短4ステップ初回説明
5分診断いま始めてよいか17問、得点、分類別スコア、不足アクション導入前会議
業務棚卸し何から始めるか17業務、時間試算、AIの役割、人の確認、放デイ固有論点対象選定
8週間効果測定本当に改善したか1件時間、差し戻し、禁止入力、職員負担、推移グラフ週次レビュー
30日導入計画どう小さく試すか11タスク、完了条件、証拠、即時停止条件実証運用
指示文テンプレ現場でどう頼むか支援記録、連絡帳、週次要約、会議、計画書材料整理指示文の標準化
安全と公式資料何を任せないか12ガード、5領域、本人中心、家族・連携、公式URL責任者確認
相談準備何を持って話すか事業所情報、優先3業務、現場課題、相談事項社内会議・相談

Prompt

「書いて」ではなく、任せる範囲を固定する。

Excelには、支援記録、連絡帳、週次要約、会議議事録、個別支援計画書の材料整理の5用途を収録しています。 どの指示文にも、必要な入力、人が確認する点、AIにさせないことを並べました。下は支援記録用の短縮例です。 

あなたは放課後等デイサービスの書類作成を補助します。
以下の観察メモだけを根拠にしてください。情報にないことは推測で補わないでください。

目的:
- 支援記録の下書きを作る
- 保護者向け連絡帳の文面を作る
- 次回の支援で見る点を整理する

入力:
1. 今日の活動:
2. 観察した事実:
3. 本人ができたこと:
4. 難しかった場面:
5. 職員が行った支援:

出力:
- 支援記録の下書き
- 保護者向けの短い文面
- 次回見る点
- 人が確認すべき点

「入力にないことは不明とする」「事実と仮説を分ける」「最後に人が確認する点を返す」を共通条件にしています。 個別支援計画書では、AIに目標を決めさせず、アセスメント・原記録・本人と保護者の願いを整理するところで止めます。

Metrics

時短だけなら、失敗を見落とす。

週0にAI未使用の基準値を取り、週1〜8を同じ条件で測ります。 作成時間、確認・修正時間、差し戻し、禁止入力の検知、利用職員数、職員負担を1つの表に残します。

時間が減っても、確認時間や差し戻し、職員負担が増えたら「修正」。 個人情報の誤入力、未確認での正式記録化、責任者不在が起きたら「停止」です。

Use policy

使い方の線引き。

  • 黄色セルの初期値は、効果を保証する数値ではありません。直近4週間の実測へ置き換えます。
  • AIの出力は完成品ではなく、職員・児発管・管理者が原記録と照合する下書きとして扱います。
  • 仮名だけで安全とみなさず、属性の組み合わせで本人が推測されないかも確認します。
  • 5領域、本人・保護者の願い、家族支援、移行・地域支援、関係機関連携を、放デイ固有の確認線として残します。
  • 制度名、数値、加算、提出書類は、こども家庭庁・厚生労働省の公式情報と自治体の指定様式へ戻ります。

個人情報とハルシネーションの全体確認は、 福祉AI導入リスクチェックリスト も合わせて確認してください。

Next

自事業所の数字に置き換える。

Excelを開き、5分診断に答え、業務棚卸しの黄色セルを直近4週間の件数と時間へ置き換えてください。 自分たちだけで判断しにくい場合は、個人情報を伏せた様式1つ、差し戻し例2〜3件、現在の入力・確認ルールがあれば、対象と対象外を一緒に決められます。

Excel版をダウンロード 60分の判断材料を相談する AI業務効率化を見る

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