Quick answer
連絡帳は「今日の事実」と「今日の様子の受け取り方」を分けて書きます。AIに渡すのは事実の文面だけです。
- 事実（活動、食事、体調、できたこと）は、支援記録の事実の行からそのまま写せます。ここはAIに整文を任せられます。
- 様子の受け取り方と、家庭へのお願いは、その子を見ていた職員が書きます。
- 保護者に伝わる言葉への言い換え（専門用語を避ける、短くする）はAIが得意です。内容は変えません。
- 氏名・写真・家族の情報は入力せず、記録IDと事実だけを渡します。出力は職員が確認してから渡します。
連絡帳で重いのは、文章量ではなく気づかい
連絡帳では、できごとを短く伝えるだけでなく、保護者が不安になりすぎない表現、子どものよさが伝わる言葉、家庭で見てもらいたいポイントを同時に考える必要があります。
AIはこの「言い換え」と「順番づけ」に向いています。現場は事実を出し、AIが保護者に届きやすい文面へ整え、人が最後に温度と正確性を確認します。
入力は3つに分ける
1つ目は観察した事実です。活動名、本人の様子、支援者の関わりを短く書きます。2つ目は支援の意図です。なぜその声かけをしたのか、どんな力につながるのかを補います。3つ目は家庭への共有です。家で無理なく見られる小さな視点にします。
この3つを分けると、AIは「ただの報告」ではなく、支援の意味が伝わる連絡帳を書きやすくなります。
NGは、事実が薄いまま良い話にすること
AIは前向きな文章を作るのが得意です。そのため、材料が薄いと「楽しそうに参加しました」のような、よくある文に寄りやすくなります。これでは保護者にも現場にも残りません。
短くてもよいので、本人固有の動きや言葉を一つ入れます。その一つがあるだけで、AIの文面は具体性を取り戻します。
現場で始めるときの順番
- 活動名と本人の動きを箇条書きにする
- 支援者が何を見て、どう関わったかを一文で添える
- AIに保護者向けの文面へ整えさせる
- 事実誤認、不安を煽る表現、過度な断定を人が直す
連絡帳の文面を、3つの部分に分けてみます
| 部分 | 書くこと | AIに渡せるか |
|---|---|---|
| 今日の事実 | 来所時刻、活動内容、食事や水分、体調、できたこと、支援が必要だった場面 | 渡せる（支援記録の事実の行から整文） |
| 様子の受け取り方 | 表情、前回との違い、職員がどう感じたか | 人が書く |
| 家庭へのお願い・共有 | 持ち物、次回の予定、家庭で続けてほしいこと | 定型部分は渡せる。個別のお願いは人が書く |
事実の部分は、支援記録を事実・解釈・次の支援に分けて書いていれば、そこから写すだけで済みます。連絡帳のために別の文章を考える時間が、ここで消えます。
保護者に伝わる言い換えは、AIに向いています
「常同行動」「他害」「拒否」といった言葉は、現場では通じても、家庭で読むと重く響くことがあります。事実を変えずに、伝わる言葉に置き換える工程は、AIが安定してこなせる部分です。
- 支援記録の事実の行を、記録IDと日付だけ添えて渡す
- 制約を書く: 敬体、150字以内、専門用語を使わない、推測を足さない、否定的な言葉を並べない
- 出力を職員が読み、事実が変わっていないか、余計な解釈が足されていないかを確認する
- 様子の受け取り方と家庭へのお願いを、職員が自分の言葉で書き足す
指示文の書き方と確認項目は放課後等デイサービス書類効率化 実践キットに置いています。
連絡帳で起きやすい失敗と、直し方
- AIがほめ言葉を足す。「とても頑張っていました」のような評価は、事実ではありません。制約に「評価の言葉を足さない」を入れます
- 毎日似た文面になる。事実の行が薄いことが原因です。数と時刻を入れた事実を渡すと、文面は自然に変わります
- ネガティブな事実を書きにくい。事実（何が起きたか）と対応（職員がどうしたか）を並べて書くと、保護者は状況と支援の両方を受け取れます
- 個人情報を入れてしまう。他の利用者の名前、家族の事情は入力しません。線引きは個人情報とリスクの考え方にまとめています
導入後1か月で見直すこと
- 連絡帳1件あたりの作成時間（導入前と同じ担当で測る）
- 職員が書き直した箇所の種類（事実の誤り／余計な評価／言い回し）。多い種類を制約に足します
- 保護者からの反応。読みやすくなったか、質問が減ったか
どの書類から手をつけるかの順番は放課後等デイサービスの書類業務を、AIで軽くするで扱っています。連絡帳は、最初の1種類に向いています。
AIは下書きと整理の道具です。支援方針、制度判断、保護者説明、提出可否の最終判断は人が担います。YORIAIのAI業務効率化支援では、プロンプトだけでなく、入力ルール、確認表、運用手順を現場に残します。
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