Premise

毎日の記録から始める。

いきなり個別支援計画書や行政提出書類から始めると、AIに渡す材料が足りず、推測の多い下書きになりがちです。 先に支援記録と連絡帳の型をそろえると、あとからモニタリングや計画書に転用できる事実が残ります。

このチェックリストの前提: AIに完成品を書かせる資料ではありません。AIは下書き、要約、言い換えを担当し、事実確認と最終判断は人が行います。

先に決める線: 氏名、生年月日、住所、学校名、医療機関名など、本人を特定できる情報は入力しません。

Checklist

書類効率化の8項目。

事業所内の棚卸しでは、書類名だけでなく「最初の一手」「AIに任せる作業」「人が見る点」「週次で見る数字」を並べます。 この4つがそろうと、導入後に楽になったかどうかを確認できます。

領域 書類 最初の一手 AIに任せる作業 人が見る点
日次記録支援記録観察事実を箇条書きにする事実・見立て・次の支援に分ける記録にない推測がないか
保護者連絡連絡帳できたことと配慮を分ける保護者向けの文面に言い換える不安を煽る表現がないか
週次ふりかえりモニタリング材料1週間の記録を集める傾向と支援変化を要約する重要事実が抜けていないか
計画書個別支援計画書記録と本人・保護者の願いを整理する長期目標と短期目標の案を下書きする本人中心の目標になっているか
行政書類加算・報告根拠資料と数値を集める文章下書きと確認表を作る数値・制度名を人が確認したか
入力ルール個人情報禁止入力を決める仮名化した材料だけを整える特定可能情報が残っていないか
定着プロンプト共通化よく使う型を保存する職員が使える指示文に整える属人化していないか
改善月次見直し時間とミスを記録する改善候補を整理する現場負担が増えていないか

Prompt

最初の1週間で使う指示文。

支援記録と連絡帳から始める場合は、下のように「事実」「見立て」「次の支援」を分ける指示から試します。

あなたは放課後等デイサービスの書類作成を補助します。
以下の観察メモだけを根拠にしてください。情報にないことは推測で補わないでください。

目的:
- 支援記録の下書きを作る
- 保護者向け連絡帳の文面を作る
- 次回の支援で見る点を整理する

入力:
1. 今日の活動:
2. 観察した事実:
3. 本人ができたこと:
4. 難しかった場面:
5. 職員が行った支援:

出力:
- 支援記録の下書き
- 保護者向けの短い文面
- 次回見る点
- 人が確認すべき点

Metrics

週次で見る数字。

効率化の判断は、感覚だけでなく週ごとの数字で見ます。 記録作成時間、連絡帳作成時間、週次要約数、修正戻り件数、差し戻し件数、禁止入力チェック件数、使用職員数、削減時間を1つの表に残します。

CSVには `weekly_metric` 列を入れています。 Notionやスプレッドシートへ貼り付け、1週間ごとに同じ指標で見直してください。

Use policy

使い方の線引き。

  • AIの出力は完成品ではなく、職員・児発管・管理者が確認する下書きとして扱います。
  • 本人や家族を特定できる情報は入力せず、仮名・抽象化した観察メモで試します。
  • 計画書や行政書類に広げる前に、支援記録と連絡帳で1週間の運用を試します。
  • 制度名、数値、加算、提出書類は、必ず公式情報と自治体の指定様式に戻って確認します。

個人情報とハルシネーションの全体確認は、 福祉AI導入リスクチェックリスト も合わせて確認してください。

Next

事業所の書類で試す。

いま使っている支援記録、連絡帳、計画書の様式に合わせて、チェックリストとプロンプトを調整します。 個人情報を伏せた材料で、1件分の下書きサンプルから試せます。

書類サンプルを相談する AI内製化を見る

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